En bref
- RC organisateur indispensable, avec un plafond à la mesure de la fréquentation et du lieu.
- Chaque exposant s'assure : RC professionnelle et matériel ; le règlement du salon l'impose et vous archivez les attestations.
- Parties communes = vous : allées, accueil, scène centrale, espaces de conférence.
- Montage et démontage : la phase la plus accidentogène, avec de nombreuses entreprises en coactivité.
- Sécurité incendie : un salon dans un hall d'exposition suit des règles propres, dont la désignation d'un chargé de sécurité.
Les spécificités du salon professionnel B2B
Un salon B2B n'est pas un événement comme les autres. Il réunit des dizaines d'entreprises sous un même toit, chacune avec son personnel, son matériel et ses propres risques, sous la coordination d'un organisateur qui répond du tout. Six caractéristiques pèsent sur l'assurance :
- Multi-exposants : chacun répond de son stand, mais l'organisateur répond de l'ensemble ;
- Montage et démontage longs (souvent un à trois jours), avec engins, travail en hauteur et nombreux sous-traitants ;
- Démonstrations : machines en fonctionnement, prototypes, dégustations ;
- Public mixte : professionnels, parfois grand public, invités et presse ;
- Animations parallèles : conférences, ateliers, soirées de networking ;
- Durée de plusieurs jours, avec du matériel de valeur laissé sur place la nuit.
Cette configuration explique pourquoi un salon s'assure en couches : l'organisateur pour l'organisation et les parties communes, chaque exposant pour son activité et son matériel, le gestionnaire du hall pour le bâtiment. Le travail de l'organisateur consiste à vérifier qu'aucune couche ne manque.
RC organisateur salon : ce qui doit être couvert
Périmètre de base
Les dommages corporels, matériels et immatériels causés à des tiers du fait de l'organisation : chute dans une allée, dégât au bâtiment loué, accident lié à la logistique, faute du personnel d'accueil ou de sécurité que vous avez engagé.
Plafond
Il se calibre selon la fréquentation, la valeur du bâtiment et les exigences du propriétaire du hall, qui impose souvent un montant minimal dans la convention de mise à disposition. Plus la jauge et le nombre d'exposants augmentent, plus le plafond doit monter : voir notre guide sur les plafonds de RC organisateur.
Extensions utiles
- Défense et recours pour les litiges avec exposants ou prestataires ;
- Biens confiés : matériel mis à disposition par des exposants ou le hall ;
- Dommages aux locaux loués, souvent exclus de la RC de base ;
- Annulation de l'événement, dans un contrat distinct.
Pour une vue d'ensemble des garanties, consultez notre page assurance salon et foire.
Ce que le règlement du salon doit imposer aux exposants
Le règlement du salon, accepté par chaque exposant à l'inscription, est votre principal outil de protection. Il doit au minimum prévoir :
- Une attestation de RC professionnelle en cours de validité aux dates du salon, à fournir avant la remise des badges.
- Un plafond minimal de garantie, fixé par vous selon la nature du salon.
- L'assurance de leur propre matériel et une renonciation à recours contre l'organisateur pour les dommages à ce matériel, sauf faute de sa part.
- La déclaration préalable des démonstrations : machines, flammes, gaz, alimentaire, avec les mesures de sécurité prévues.
- Le respect du cahier des charges technique : matériaux de décoration, électricité, hauteur des stands, issues.
Sans ces clauses, un sinistre causé par un exposant non assuré peut se retourner contre vous : la victime cherchera le responsable solvable. Archivez les attestations dans un dossier par édition.
Les dégustations et la restauration sur les stands méritent une ligne à part dans le règlement : produits servis, matériel de cuisson, respect des règles d'hygiène. Un exposant qui fait goûter ses produits engage sa propre responsabilité en cas d'intoxication, mais vous devez savoir qui cuisine quoi, et où, pour placer ces stands loin des matériaux inflammables et prévoir les raccordements adaptés.
Sur un salon de l'équipement agricole, un exposant fait une démonstration de broyeur ; un éclat blesse un visiteur à l'œil. Préjudice estimé : 65 000 €. L'exposant est assuré, mais son contrat exclut les démonstrations de machines en fonctionnement. La victime se retourne contre l'organisateur, qui n'avait ni demandé la liste des démonstrations ni imposé de périmètre. Avec un règlement prévoyant la déclaration préalable et un périmètre, l'organisateur aurait refusé la démonstration ou l'aurait encadrée, et sa défense aurait été bien plus solide.
Vous organisez un salon professionnel ?On vous met en relation avec un courtier qui calibre votre RC organisateur sur votre jauge, votre hall et vos exposants.
Devis gratuit→Montage et démontage : la phase la plus à risque
Pendant l'ouverture, le salon est propre, éclairé et surveillé. Pendant le montage et le démontage, c'est un chantier : engins de manutention, travail en hauteur, câbles au sol, décorateurs, électriciens et exposants pressés qui se croisent. C'est là que surviennent la plupart des accidents graves.
- Chutes de personnes : escabeaux, plateformes, câbles et emballages au sol ;
- Chutes d'objets lors du levage de structures et d'éclairages ;
- Accidents d'engins : transpalettes, chariots, nacelles dans des allées encombrées ;
- Risques électriques sur des raccordements provisoires ;
- Vols profitant des allées ouvertes et des stands non gardés.
Quand plusieurs entreprises interviennent en même temps, le Code du travail impose une analyse des risques liés à la coactivité et des mesures de prévention coordonnées. En pratique : horaires d'accès par zone, port des équipements de protection, circulation des engins balisée, et interdiction du public tant que le montage n'est pas achevé.
Sécurité incendie et chargé de sécurité
Un salon organisé dans un hall d'exposition relève du règlement de sécurité des établissements recevant du public, avec des dispositions propres aux salles d'exposition. L'organisateur y désigne notamment un chargé de sécurité, qui contrôle le respect des règles par les exposants (matériaux de décoration, allées, issues, installations électriques) et fait le lien avec la commission de sécurité.
Le cahier des charges technique remis aux exposants découle de ces règles. Un stand monté avec des matériaux non conformes ou qui empiète sur une allée de dégagement peut retarder l'ouverture, voire la compromettre, et un incendie parti d'un stand non conforme pose immédiatement la question de la vigilance de l'organisateur.
| Qui | Assure quoi | Document à obtenir |
|---|---|---|
| Organisateur | Organisation, parties communes, personnel | Attestation RC organisateur |
| Exposant | Son activité, son stand, ses démonstrations | Attestation RC professionnelle |
| Exposant | Son matériel et ses marchandises | Multirisque ou garantie matériel |
| Standiste / décorateur | Montage des stands | Attestation RC professionnelle |
| Gestionnaire du hall | Le bâtiment | Convention de mise à disposition |
| Prestataire de sécurité | Surveillance et gardiennage | Attestation RC et autorisation d'exercer |
Pour le matériel loué par l'organisateur (sonorisation des conférences, écrans), voir notre article sur la location de matériel scénique, et pour les nuits entre deux journées de salon, le vol de matériel pendant un événement.
Annulation, report et défaillance d'exposants
Le risque financier d'un salon ne se limite pas aux accidents. Les frais sont engagés des mois à l'avance : location du hall, communication, aménagement, sécurité. Si le salon doit être annulé ou reporté (interdiction administrative, indisponibilité du lieu, intempéries pour un salon en extérieur, menace sur la sécurité), ces frais sont perdus, alors que les exposants demanderont le remboursement de leurs emplacements.
Une assurance annulation d'événement peut couvrir ces frais engagés et, selon le contrat, la perte de recettes. Elle se souscrit tôt, avant que le motif d'annulation soit prévisible. Le règlement du salon doit de son côté préciser ce qui est remboursé aux exposants en cas d'annulation et ce qui reste acquis quand c'est l'exposant qui se désiste.
Les erreurs fréquentes des organisateurs de salon
- Collecter les attestations sans les lire : activité non conforme, dates dépassées, plafond dérisoire ;
- Oublier les dommages aux locaux dans la RC, alors que la convention du hall vous en rend responsable ;
- Laisser les démonstrations sans encadrement, faute de déclaration préalable ;
- Ouvrir les portes avant la fin du montage, mélangeant public et engins ;
- Négliger les nuits : pas de gardiennage alors que des marchandises de valeur restent sur les stands.
Questions fréquentes
Tout ce qu'on nous demande sur l'assurance d'un salon professionnel.